شرح وظایف
شرح وظایف دفتر وزارتی
- برنامه ریزی و نظارت بر حسن اجرا و تسریع در اقدام نسبت به امور مرجوعه به حوزه وزارتی.
- تنظیم وقت جلسات، ملاقاتها و برنامه مسافرتهای داخلی و خارجی وزیر
- انجام کلیه امورمربوط به ارتباطات تلفنی داخلی و خارجی و دریافت پیامهای وزیر
- پیگیری مکاتبات، دستورات مکتوب یا شفاهی و امور ارجاعی وزیر و ارائه گزارشات مربوطه.
- تنظیم کارتابل وکنترل و ویرایش نامه هائی که برای امضاء وزیر به دفتر واصل می‌شود.
- پیش بینی، درخواست و تأمین ملزومات و امکانات و خدمات مورد نیاز حوزه وزارتی و پیگیری و ایجاد هماهنگی‌های لازم در این زمینه.
- تهیه گزارشات، مدارک و سوابق مورد نیاز برای ارائه به وزیر
- ارائه خدمات پشتیبانی, پذیرایی و رفاهی حوزه وزارتی با همکاری اداره کل امور اداری
- ایجاد و نظارت بر سیستم پیگیری مکاتبات از طریق واحدهای مربوط و پیگیری و کسب اطلاع از جریان و نتیجه کارهای ارجاعی مقام وزارت به مسئولین مربوطه تا حصول نتیجه نهایی.
- تهیه و تدوین ضوابط و معیارهای تنظیم و نگارش دستورالعمل و توصیه آن به واحدهای مربوط.
- ارسال پیشنهادهای مطروحه کمیسیونهای مختلف هیأت دولت به معاونتها و واحدهای ذیربط حسب دستور وزیر و جمع بندی و عندللزوم
- بررسی کارشناسی نهایی پاسخهای واصله و ارسال آنها به کمیسیونهای مزبور.
- ایجاد هماهنگی و ارتباط مؤثر میان شورای معاونان، کمیسیونهای شورای معاونین با مقام وزارت.
- تهیه و تنظیم پیش نویس‌نامه‌های مرجوعه از جانب مقام وزارت.
- ابلاغ مصوبات هیأت وزیران، مجلس شورای اسلامی، شورای عالی انقلاب فرهنگی، شورای معاونان وزارت مطابق ضوابط و مقررات.
- تهیه و تدوین بخشنامه‌ها و آیین نامه‌های وزارتی و ابلاغ آنها به واحدهای ذیربط.
- پیگیری ترجمه مکاتبات وزیر
- ثبت، حفظ و نگهداری بهینه و بایگانی نامه‌های حوزه وزارتی
- رسیدگی به امور اسناد و پرونده‌های راکد کلیه واحدهای تابعه وزارت درچارچوب دستورالعملهای سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.
- بررسی و اتخاذ تصمیم درباره روشهای دریافت و ثبت و توزیع و ارسال مراسلات متناسب با احتیاجات وزارتخانه و نظارت بر اجرای آنها.
- تهیه و تدوین ضوابط و موازین مکاتبات اداری از لحاظ محتوی و اسلوب نگارش نامه‌های اداری و مشخصات ظاهری آنها و توصیه آن به کلیه واحدهای وزارتخانه.
- ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده و صادره وزارتخانه.
- انجام امور تحریرات و مکاتبات و نگهداری سوابق آنها.
- دریافت، ثبت و توزیع کلیه مکاتبات وارده به وزارتخانه و صادره از وزارتخانه.
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق.