شرح وظایف

شرح وظایف دفتر وزارتی

 

  • برنامه ریزی و نظارت بر حسن اجرا و تسریع در اقدام نسبت به امور مرجوعه به حوزه وزارتی.
  • تنظیم وقت جلسات، ملاقاتها و برنامه مسافرتهای داخلی و خارجی وزیر
  • انجام کلیه امورمربوط به ارتباطات تلفنی داخلی و خارجی و دریافت پیامهای وزیر
  • پیگیری مکاتبات، دستورات مکتوب یا شفاهی و امور ارجاعی وزیر و ارائه گزارشات مربوطه.
  • تنظیم کارتابل وکنترل و ویرایش نامه هائی که برای امضاء وزیر به دفتر واصل می‌شود.
  • پیش بینی، درخواست و تأمین ملزومات و امکانات و خدمات مورد نیاز حوزه وزارتی و پیگیری و ایجاد هماهنگی‌های لازم در این زمینه.
  • تهیه گزارشات، مدارک و سوابق مورد نیاز برای ارائه به وزیر
  • ارائه خدمات پشتیبانی, پذیرایی و رفاهی حوزه وزارتی با همکاری اداره کل امور اداری
  • ایجاد و نظارت بر سیستم پیگیری مکاتبات از طریق واحدهای مربوط و پیگیری و کسب اطلاع از جریان و نتیجه کارهای ارجاعی مقام وزارت به مسئولین مربوطه تا حصول نتیجه نهایی.
  • تهیه و تدوین ضوابط و معیارهای تنظیم و نگارش دستورالعمل و توصیه آن به واحدهای مربوط.
  • ارسال پیشنهادهای مطروحه کمیسیونهای مختلف هیأت دولت به معاونتها و واحدهای ذیربط حسب دستور وزیر و جمع بندی و عندللزوم
  • بررسی کارشناسی نهایی پاسخهای واصله و ارسال آنها به کمیسیونهای مزبور.
  • ایجاد هماهنگی و ارتباط مؤثر میان شورای معاونان، کمیسیونهای شورای معاونین با مقام وزارت.
  • تهیه و تنظیم پیش نویس‌نامه‌های مرجوعه از جانب مقام وزارت.
  • ابلاغ مصوبات هیأت وزیران، مجلس شورای اسلامی، شورای عالی انقلاب فرهنگی، شورای معاونان وزارت مطابق ضوابط و مقررات.
  • تهیه و تدوین بخشنامه‌ها و آیین نامه‌های وزارتی و ابلاغ آنها به واحدهای ذیربط.
  • پیگیری ترجمه‌ مکاتبات وزیر
  • ثبت، حفظ و نگهداری بهینه و بایگانی نامه‌های حوزه وزارتی
  • رسیدگی به امور اسناد و پرونده‌های راکد کلیه واحدهای تابعه وزارت درچارچوب دستورالعملهای سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.
  • بررسی و اتخاذ تصمیم درباره روشهای دریافت و ثبت و توزیع و ارسال مراسلات متناسب با احتیاجات وزارتخانه‌ و نظارت بر اجرای آنها.
  • تهیه و تدوین ضوابط و موازین مکاتبات اداری از لحاظ محتوی و اسلوب نگارش نامه‌های اداری و مشخصات ظاهری آنها و توصیه آن به کلیه واحدهای وزارتخانه‌.
  • ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده و صادره وزارتخانه‌.
  • انجام امور تحریرات و مکاتبات و نگهداری سوابق آنها.
  • دریافت، ثبت و توزیع کلیه مکاتبات وارده به وزارتخانه‌ و صادره از وزارتخانه.
  • انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق.